Leistungen

KI-Prozessautomatisierung: die Agentur, die erst Ihren Ablauf ansieht und dann baut

Sie haben einen Ablauf, der jede Woche dieselbe Zeit frisst: Angebote, Rechnungseingang, Serviceanfragen, Berichte. Wir nehmen ihn auf, automatisieren die wiederkehrenden Teile und binden das Ergebnis an Ihre vorhandenen Systeme an. Freigegeben wird weiter von Ihren Leuten.

Alle Leistungen im Überblick

Welche Abläufe sich lohnen

Anwendungsfälle

Vier Merkmale machen einen Ablauf zum guten ersten Kandidaten: Er kommt oft vor, er läuft meistens gleich, es gibt Regeln dafür, und heute macht ihn ein Mensch von Hand.

Angebote und Kalkulationen

Positionen, Preise und Formulierungen aus vergleichbaren Angeboten liegen als Entwurf bereit, bevor Ihr Vertrieb zum Hörer greift.

Rechnungseingang und Belege

Eingangsrechnungen werden gelesen, den richtigen Konten zugeordnet und zur Prüfung vorgelegt, statt abgetippt zu werden.

Anfragen im Serviceposteingang

Jede Anfrage kommt sortiert an, mit Antwortvorschlag und dem passenden Vorgang aus Ihrem System. Freigegeben wird von Hand.

KI-Chatbots und Assistenten

Freigaben und Genehmigungen

Der Vorgang landet mit allen Unterlagen bei der zuständigen Person und erinnert von selbst, wenn er liegen bleibt.

Übertragungen zwischen Systemen

Was heute jemand aus einem Programm in ein anderes kopiert, läuft automatisch, mit Protokoll darüber, was wohin gegangen ist.

Berichte, die niemand zusammenklickt

Zahlen aus Warenwirtschaft, Buchhaltung und Website landen in einem Bericht, der von selbst aktuell bleibt.

Beispiele, keine Kundenprojekte. Welcher dieser Abläufe bei Ihnen der teuerste ist, zeigt der erste Blick in Ihre Zahlen und Ihre Postfächer.

Was Ihre Daten hergeben

Datenauswertung

In den meisten Betrieben liegen die Zahlen längst da, nur an fünf Stellen: Warenwirtschaft, Buchhaltung, CRM, Zeiterfassung, Website. Jede Auswertung beginnt deshalb mit Sammeln und Sortieren von Hand, und weil das dauert, macht sie niemand öfter als einmal im Quartal.

Wir führen die Quellen zusammen, räumen die Felder auf, die überall anders heißen, und bauen daraus einen Bericht, der von selbst aktuell bleibt. Welche Fragen er beantworten soll, legen Sie vorher fest.

  • Welche Auftragsart bringt Marge und welche nur Umsatz?
  • Wo bleiben Angebote liegen, und ab welchem Tag werden sie nicht mehr angenommen?
  • Welche Kunden bestellen seltener als im Vorjahr?
  • Woher kommen die Anfragen, aus denen Aufträge werden?

Ein Bericht entscheidet nichts. Er zeigt, was war, und macht sichtbar, worüber Sie sprechen sollten. Die Bewertung bleibt bei den Leuten, die den Betrieb kennen.

Wer auswerten will, muss zuerst dafür sorgen, dass die Zahlen sauber zusammenlaufen. Genau das automatisieren wir.

Fünf Schritte, und Sie sehen nach jedem, wo Sie stehen

Ablauf

  1. Ablauf aufnehmen

    Wir sprechen mit den Leuten, die den Ablauf täglich ausführen. Nicht mit dem Organigramm, sondern mit der Wirklichkeit: Wo wird abgetippt, wo wird nachtelefoniert, wo bleibt etwas liegen?

  2. Regeln und Ausnahmen festhalten

    Was ist der Normalfall, was sind die Sonderfälle, wer entscheidet wann? Dieser Schritt entscheidet über den Rest. Die meisten gescheiterten Projekte haben ihn übersprungen.

  3. Bauen und anbinden

    Wir bauen den Ablauf und verbinden ihn mit Ihren Systemen. Wo eine Schnittstelle fehlt, sagen wir das vor dem Bau und nicht mittendrin.

  4. Testbetrieb mit Kontrolle

    Der Ablauf läuft mit echten Vorgängen, Ihre Leute prüfen jeden Schritt. Erst wenn die Ergebnisse stimmen, geht die Kontrolle auf Stichproben zurück.

  5. Betrieb, Übergabe, Nachjustieren

    Sie bekommen eine Dokumentation, die auch jemand versteht, der nicht dabei war. Ändert sich etwas im Betrieb, justieren wir nach.

Einen solchen Ablauf setzen wir auch in der Stufe KI-Champion um: Fokusprojekt im Rahmen der KI-Beratung Wo KI bei Ihnen lohnt

Womit wir arbeiten

Wir binden an das an, was bei Ihnen läuft, statt Sie zu einem Systemwechsel zu überreden. Manches ist mit einer Automatisierungsplattform in Tagen erledigt, anderes braucht eine eigene Entwicklung. Was wir vorschlagen, begründen wir, und Sie erfahren vorher, welche laufenden Kosten daran hängen.

Wer entscheidet

Die Systeme, die wir bauen, schlagen vor und bereiten vor. Sie geben nichts frei und verschicken nichts nach außen, was niemand gesehen hat. Wo eine Entscheidung Geld, Recht oder einen Kunden betrifft, sitzt ein Mensch davor: Ein Ablauf, den niemand mehr kontrolliert, fällt beim ersten Sonderfall auf die Nase.

Bevor Daten fließen, steht schriftlich fest, welche das sind und wohin sie gehen. Zur Zusammenarbeit gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Häufige Fragen

  • Müssen wir dafür unsere Systeme wechseln?

    In der Regel nicht. Wir binden an vorhandene Systeme an. Wo eine Schnittstelle fehlt oder ein Programm zu alt ist, sagen wir das vor dem Angebot und nennen die Alternativen.

  • Was passiert, wenn ein Vorschlag falsch ist?

    Am Anfang prüft ein Mensch jeden Vorgang. Wir protokollieren, was das System vorgeschlagen hat und was Ihre Leute daraus gemacht haben. Aus diesen Abweichungen justieren wir nach.

  • Wo liegen unsere Daten?

    Das legen wir vor dem Bau fest und halten es schriftlich fest, zusammen mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Welche Verarbeitung wo stattfindet, hängt von den eingesetzten Werkzeugen ab. Wir nennen sie Ihnen im Angebot beim Namen.

Nennen Sie uns einen Ablauf

Nächster Schritt

Beschreiben Sie ihn in zwei Sätzen: was passiert, wer es macht, wie oft. Sie bekommen eine offene Einschätzung, ob sich die Automatisierung lohnt, auch wenn die Antwort nein lautet.

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